Sete dicas para organizar a vida

Pastas, dossiers, faturas, emails… Contas e subscrições, notificações e uma sensação de ter sempre algo por organizar. Já te aconteceu?

Na vida digital

1. Cria um ambiente de trabalho clean

A maioria dos telemóveis tem já o automatismo de agrupar as várias aplicações, mas nos computadores o processo ainda não é automático. Cria as tuas divisões, tirando partido do próprio fundo do ambiente de trabalho! Em vez de usares uma fotografia de fundo dos teus gatos ou de uma paisagem idílica, faz um template com várias divisões coloridas, onde podes ir encaixando estrategicamente as várias pastas. Por exemplo, família, viagens, documentos e faturas, aplicações de edição, aplicações de comunicação… Basta criar retângulos numa página em branco, definir cores diferentes, colocar títulos… e já está!

Mas atenção: o objetivo é que as coisas fiquem devidamente dentro de cada retângulo. Se o espaço começar a ser pouco, está na altura de fazer a triagem ou criar uma pasta de agrupamento!

2. Separa sempre a tua vida profissional da pessoal

Abrir um email no próprio telemóvel, fazer uma compra pela empresa com o próprio cartão ou fazer o download de um documento fora de horas no computador pessoal são hábitos aparentemente inocentes e que já todos, nalgum momento, caíram na tentação de fazer. Mas o pequeno gesto pode implicar uma desorganização que se estende do espaço físico que estas pequenas ações ocupam para uma desorganização económica e temporal. Se não se estabelecerem fronteiras entre o pessoal e o profissional, acaba por se ter transações injustificadas no banco, por exemplo, ou por se perder uma informação relevante por já a teres descarregado noutro dispositivo. Sempre que te derem essa opção, escolhe ter dispositivos apenas para o trabalho. Se fores o teu próprio patrão e não quiseres uma despesa acrescida, podes sempre optar apenas por um telemóvel com duo SIM. No caso do computador, cria mesmo diferentes utilizadores e obriga-te a manter cada tema no seu user.

Se precisas de fazer um investimento num computador ou num dispositivo móvel novo, para melhor separar as águas, o cartão de crédito WiZink pode ser o aliado ideal para fazeres a compra, no qual tens flexibilidade de utilização. Se ainda não és cliente, espreita aqui as vantagens dos cartões de crédito WiZink.

3. Faz uma visita recorrente ao Portal das Finanças

Nas fases cruciais do IRS, é comum um sistema bloqueado no Portal das Finanças por tantos acessos num curto espaço de tempo. Comum também é a quantidade infindável de faturas por aprovar ou por classificar. Este processo, moroso, é necessário para um IRS mais justo, quer seja para se pagar ou receber uma devolução. Naquele momento, define-se sempre que “a partir de agora”, haverá uma visita mais regular. E acaba por nunca haver. O cenário é familiar, certo?

Começa a agendar uma visita ao Portal das Finanças, como se de uma consulta ou reunião se tratasse. Define um dia - semanal ou, no máximo, mensal -, aponta em calendário e não falhes o compromisso! Vai ser muito mais fácil teres as finanças em dia e aperceberes-te de alguma falha de submissão se o fizeres de maneira regular.

4. Separa as faturas digitais

A adesão às faturas eletrónicas é muito mais cómoda e mais amiga do ambiente, mas facilmente se instala o caos nas caixas de email. Fatura da água, da eletricidade, do gás, da Internet, do telemóvel… A dado momento, alguma se perderá na imensidão dos emails. Cria pastas específicas no email para as despesas que recebes via digital e, se possível, faz o download dos documentos para uma pasta específica, que poderás depois dividir ou por meses ou por despesa. Assim, vais conseguir manter um tracking dos gastos médios mensais, aperceber-te mais facilmente de alguma alteração e podes comparar facilmente.

5. Utiliza uma app ou um excel para todas as despesas e receitas

Não só te ajuda a organizar as faturas, como te ajuda a organizar a vida financeira. Há imensas aplicações que são completamente moldáveis aos mais variados gastos, que conseguem mostrar-te de forma clara e intuitiva as receitas, as despesas, onde gastas mais… O Unido é uma app do banco WiZink que disponibiliza o serviço de informação sobre contas e cartões e que te ajuda a manter o orçamento na linha! Podes adicionar contas bancárias de bancos portugueses e estrangeiros, cartões de crédito e cartões refeição e o Unido categoriza todas as tuas despesas para saberes o que gastas e onde gastas.

Nas gavetas e no escritório

1. Investe em dossiers coloridos

Podem parecer ultrapassados e nem sequer combinar com os tons do escritório, mas a utilidade das pastas arquivadoras nunca passa de moda! Faz uma lista dos papéis que são mais usuais em casa: extratos bancários, faturas das farmácias e de tratamentos médicos, talões das compras de mercearia, são prato do dia e acabam, muitas vezes, perdidos no fundo dos sacos ou das carteiras! Reserva também algum espaço para comprovativos mais esporádicos, como prendas, roupa ou viagens.

 Depois, organiza cada dossier por mês e, nos dias em que definires a visita ao Portal das Finanças, mantém-nos por perto. Depois de verificares todas as submissões, podes livrar-te desses papéis e abrir espaço para os do mês seguinte.

2. Cria um “espaço de saúde” para cada elemento do agregado familiar

Os exames médicos, prescrições de medicamentos e resultados de análises são, normalmente, entregues fisicamente ao paciente, ainda que, em paralelo, também sejam enviados para o email. É muito provável que numa consulta de rotina ou numa emergência, façam perguntas sobre o teu histórico médico, incluindo medicações a que és alérgico, exames de diagnóstico anteriores ou valores de análises.

Por este motivo, é necessária uma atenção especial para estes documentos. Cada elemento do agregado familiar deve ter o seu próprio dossier ou gaveta, onde se depositam religiosamente todos os documentos relacionados com saúde, para que seja mais fácil chegar a toda a informação. Mesmo que sejam resultados negativos ou inconclusivos, são respostas que podem depois ser necessárias! Ao contrário de outras pastas, esta deve ser organizada, mas nunca triada!